Cómo organizar con éxito un evento deportivo

¿Estás organizando un evento deportivo y no sabes qué pasos debes seguir? ¿Próximamente vas a planificar uno y te gustaría descubrir consejos útiles?

Te contamos todo lo que tienes que tener en cuenta para poder celebrarlo con éxito. Por ejemplo, es interesante que analices el lugar, la cantidad de asistentes, la fecha, etc.

Debido a los numerosos detalles que se deben tener en cuenta quizás esta tarea puede ser un poco complicada. Por ese motivo, en este post encontrarás algunos tips que te serán de gran ayuda al momento de organizar con éxito un evento deportivo.

Organizar un evento deportivo paso a paso

La preparación de un evento deportivo puede ser una ocasión muy estresante. No obstante, para que esto no sea así, es necesario que cumplamos con una serie de criterios. Así pues, desglosaremos cómo organizar un evento deportivo paso a paso:

1.      Delimitar los objetivos

Primeramente, tenemos que sentarnos y dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿a qué tipo de público estará dirigido nuestro evento deportivo? ¿Qué pretendemos obtener con él? Con respecto a esto último, hacemos referencia a la impresión y/o influencia que se desea esperar en el evento genere o las personas que se esperan.

También es importante tener claro nuestro público objetivo o target y conocer sus características para poder ofrecerles un evento que les guste: intereses, nivel socio económico, edad y procedencia geográfica.

2.      Tener en mente el tipo de competición deportiva

Después de haber establecido nuestros objetivos y público, nos será sencillo seleccionar el tipo de competición deportiva que vamos a planificar. Dependiendo si nuestro evento va dirigido a jóvenes, niños o adultos podemos decantarnos por deportes al aire libre como el fútbol, carreras, baloncesto, atletismo, entre otros.

3.      Preparar todo con antelación

En cuanto a cómo organizar un evento deportivo, por ejemplo uno de baloncesto amateur, es fundamental que planees todas tus actividades con tiempo; en este tipo de eventos tenemos que reunirnos con deportistas y organizaciones, por lo que es necesario cumplir con nuestras diligencias a tiempo para ser eficientes. Solo así, podrás manejar mejor los contratiempos.

4.      Ocuparnos de las instalaciones

Cuando estamos trabajando sobre cómo organizar un evento deportivo, las instalaciones son un punto clave, pues les proporcionan comodidad a nuestros asistentes. En este sentido, te recomendamos contar con asientos, luz, techo, tv, papeleras, pisos anti deslizantes entre otras instalaciones.

5.      Pensar en los sponsors y patrocinios

Cuando pensamos en cómo se organiza un evento deportivo, los sponsors y patrocinios son un aspecto a considerar si queremos lograr nuestras metas, ya que la financiación será requerida. Tenemos que estar claros sobre cómo obtener estas subvenciones, pues los patrocinios son de dos naturalezas: privados y públicos. Según las características de tu evento, sabrás a cuál acudir.

6.      Difundir tu evento deportivo

Por último, no podemos olvidarnos de darle visibilidad a nuestro evento a través del marketing offline, es decir, acudir a tu agenda de contactos, enviar invitaciones y usar flyers. Por supuesto, haremos uso de las bondades del marketing digital para que la competición deportiva llegue a más personas.

Consejos sobre organización de eventos deportivos

Ahora que ya conoces los pasos imprescindibles para tu celebración, como empresa especializada en el alquiler y venta de gradas portátiles, te daremos algunos tips para que tu celebración deportiva sea todo un éxito:

Elabora tu plan cuidadosamente

Lo primero que debes hacer es elaborar el plan. Aquí debes establecer el objetivo del evento, su viabilidad y comenzar a tramitar los permisos pertinentes. Trata de definir la cantidad de personas que asistirán, la duración del evento y arma un cronograma de actividades.

En este primer paso, también es aconsejable que fijes cuáles serán las tareas que deben realizar tus colaboradores y explicarles el plan de acción para que de esta manera no ocurran errores. Además, debes buscar a los posibles patrocinadores de ser necesario. 

Define, lugar, fecha y hora

Una vez que el plan está elaborado completamente, es momento de establecer el lugar, la fecha y la hora en que será realizado el evento. En este sentido, es importante tener en mente  el clima y la cantidad de personas que asistirán porque esto te ayudará a encontrar el sitio indicado. 

Luego de eso, es momento de que te dirijas a la administración del recinto y preguntes acerca de la disponibilidad del mismo. Es importante que previo a cerrar el trato te cerciores de que las instalaciones cuentan con lo necesario para que el evento sea un éxito. 

En caso de que se trate de un evento al aire libre siempre puedes recurrir al alquiler de gradas. De hecho, el alquiler de gradas desmontables es la mejor alternativa, puesto que te permitirá manejar el aforo del evento sin inconvenientes. También debes comprobar que el lugar cuente con vestuarios o, en cualquier caso, que haya la posibilidad de utilizar alguna habitación u oficina para que cumpla esta función.  

Confirma el plan original 

Con el sitio y la fecha ya establecidos tienes que fijar los detalles específicos como por ejemplo cuáles serán los torneos que se realizarán, si son actividades eliminatorias, la cantidad de equipos que jugarán, etc. Esto te ayudará a saber exactamente la cantidad de provisiones y servicios que se requieren. Trata de hacer una lista con los precios de los suministros a fin de llevar un control más exhaustivo. 

Promociona el evento

Tienes que hacer público la fecha, lugar, inscripción, reglamento y las condiciones en las que será llevado a cabo. Aquí puedes echar mano de las redes sociales, sitios web y diversos medios de información de manera que puedas captar una buena multitud de personas. 

Encarga suministros y contrata personal

Debes procurar obtener las provisiones a tiempo. Generalmente para este tipo de eventos se necesitan artículos como marcadores, silbatos, redes, pelotas, kits de primeros auxilios, diplomas, carteles, etc. No necesariamente tienes que comprar todos estos equipos, siempre puedes ahorrar costos alquilando alguno de ellos. 

Por otro lado, si es una competencia a nivel profesional debes conseguir árbitros y oficiales. Debes asegurarte de que sean personas honestas que no tengan preferencia por ninguno de los equipos, de manera que todo sea totalmente transparente. 

Incluye seguridad 

Otro punto importante en la organización de eventos deportivos es la seguridad. Tienes que cerciorarte de incluir seguridad privada con el fin de mantener tanto al público como al personal a salvo. 

No olvides los primeros auxilios

Asimismo, debes incluir a personas que se encarguen de aplicar primeros auxilios básicos en caso de alguna emergencia. Puedes solicitar la cooperación de paramédicos que se encuentren alertas dentro del evento.

Otros detalles que debes considerar

En teoría los pasos mencionados anteriormente son los más importantes al momento de realizar un evento deportivo. No obstante, existen otros puntos que debes considerar como personal que te ayude con el catering, la limpieza y de ser necesario, personas que te ayuden con el protocolo. 

Planifica eventos deportivos de forma sencilla

En definitiva, es importante preparar bien una competición o evento deportivo. Hay que tener en cuenta muchos factores como el público, la ubicación, la fecha, la seguridad, los suministros, las gradas donde sentar al público…

Si todo esto se planifica, el éxito estará prácticamente asegurado. Haz que los participantes y todos los asistentes se sientan cómodos y atendidos en todo momento.

Si nuestra guía te ha gustado y te ha ayudado, te invitamos a contactar a nuestro equipo, el cual estará gustoso de ser parte de la organización de tu evento. Asimismo, si conoces otra recomendación sobre cómo organizar un evento deportivo, déjala en los comentarios.