Cada vez son más populares los eventos deportivos de todas las especialidades. La demanda creciente de eventos deportivos ha hecho que se mejoren la gestión, organización y desarrollo de estas actividades. Si estás pensando organizar un evento de esta clase, este post te interesa. Aquí encontrarás los pasos más importantes que debes dar a la hora de organizar un evento deportivo; sobre todo querrás saber qué hacer cuando no tienes el espacio o una ubicación apropiada para montar la actividad.
Pasos para organizar un evento deportivo
No te preocupes si piensas que organizar este tipo de eventos es tedioso o requiere mucho tiempo. La organización de una actividad deportiva incluye varios factores que debes tener en cuenta, pero con planificación y determinación conseguirás los mejores resultados. Sigue los siguientes pasos para lograr un evento de calidad:
Lo primero que debes decidir son tus objetivos. Es decir, que quieres lograr con el evento y cual es el público objetivo a quién va dirigido.
Una vez establecido el objetivo, el siguiente paso es escoger la práctica deportiva que llevarás a cabo y los participantes de la competición.
Seguidamente debes seleccionar el lugar o el espacio del evento. Un punto importante que debes analizar es la cantidad de publico que asistirá, por tanto, será necesario contar con un recinto que tenga el aforo apropiado. En caso que quieras realizar la actividad al aire libre o en cualquier punto de la ciudad, puedes optar por una novedosa estructura que sirve para modificar el aforo del evento: las gradas móviles. Este sistema consiste en un camión que permite armar en tan sólo cinco minutos una tribuna móvil con capacidad para 233 o 185 asientos individuales. Gracias a la versatilidad de este novedoso sistema puedes configurar y disponer tu evento como más te convenga.
Después de que hayas definido los tres puntos anteriores, te toca establecer un presupuesto general que abarque todo el evento. Es mejor que fijes diferentes partidas para cada ámbito de la actividad.
Un punto muy importante que debes cuidar es seguir la legislación local o las normativas referente a los eventos deportivos. Debes contar con toda la permisología y licencias correspondientes, por ejemplo, permisos para la venta de comida, bebidas alcohólicas, el uso de espacios públicos sin vas a usar una grada móvil, entre otros.
No olvides definir un cronograma de actividades. Además, debes asignar responsables de áreas con sus respectivas funciones. El organigrama debe ser conocido por todos los implicados para minimizar pérdidas de tiempo.
El siguiente paso que debes dar es promocionar el evento. Una vez que hayas hecho público la actividad deberás informar las fechas, el lugar, los requisitos de inscripción para los interesados, el reglamento, las condiciones del evento, entre otros.
En este paso debes trabajar la labor comunicativa. Haz viral el evento en redes sociales, páginas web, a través de la prensa u otros canales informativos. Es lo que garantizara la afluencia de público y éxito del evento.
Básicamente, estos son los pasos previos más importantes para organizar un evento deportivo. Sin embargo, esto solo es una parte del trabajo. Una vez que el evento está organizado hay otros aspectos que deberás cuidar para que el evento se desarrolle a la perfección, como la seguridad, el personal arbitral, de limpieza, de catering, de protocolo y si es posible conseguir apoyo policial. Por último, no olvides las acreditaciones VIP y el acceso a la prensa para que cubran el evento.
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