Protocolos en un evento. ¿Qué hay que tener en cuenta?

El protocolo en un evento, cuando se ejecuta bien, refleja profesionalismo y contribuye a crear una experiencia memorable para los asistentes. Factores como la distribución de los asientos, la gestión de los tiempos y la atención a los detalles logísticos son clave para el éxito de cualquier acto. 

En este sentido, Openclick ofrece soluciones innovadoras en el alquiler y venta de gradas y tribunas portátiles. Nuestra expertos sobre eventos nos permite ofrecerte información de primera mano sobre sus protocolos. Acompáñanos. 

 

¿Qué es el protocolo en eventos y por qué es esencial? 

El protocolo en un evento hace referencia a todos los elementos, estrategias, reglas y procedimientos que se aplican en la gestión de un evento. Esto incluye, desde la planificación y desarrollo, hasta el cierre, respetando formalidades y contexto. 

Aparte, puede variar en función del acontecimiento. Sin embargo, el objetivo principal no cambia, y es asegurar que se desarrolle de forma efectiva, organizada y respetuosa. 

 

Beneficios de aplicar un protocolo adecuado en la organización de eventos  

Un buen protocolo en la organización de eventos puede marcar la diferencia. De hecho, la correcta ejecución del plan establecido ofrece varios beneficios: 

• Mejora la imagen profesional de los anfitriones entre otras marcas. 

• Cumplir el timing de cada actividad programada disminuye el riesgo de retrasos e inconvenientes en el evento. 

• Asegura que los participantes se sientan bienvenidos, incluidos y atendidos sin importar sus condiciones. 

• Los presentes pueden disfrutar de una ceremonia bien estructurada que fomenta un ambiente de colaboración. 

En definitiva, implementar bien esta gestión es una inversión que mejora la reputación de la empresa. 

 

Fases clave del protocolo en la organización de eventos 

Para lograr la efectividad, es indispensable que el protocolo de eventos se divida en fases estratégicas; entre ellas se encuentran: 

• Información. Consiste en recopilar los datos específicos para identificar el contexto, así como los recursos para llevar a cabo la organización. 

• Anteproyecto. Se hace un borrador genérico con todo el programa; debe incluir datos específicos como diseño, ubicación, calendario, entre otros. 

• Proyecto. Se describe con detalle todo el protocolo en la organización de eventos. Incluye esquemas, rutas, invitaciones, carteles, gráficos y otros recursos a utilizar. 

• Organización. Se lleva a cabo la estructuración del acto siguiendo el programa realizado. Se envían las invitaciones, se montan los espacios, se gestiona el equipo técnico y los servicios a ofrecer. 

• Comunicación interna. Comprende elementos para delegar funciones al equipo de organización con el fin de cumplir el cronograma en el tiempo marcado y sin contratiempos. 

• Comunicación externa. Se centra en la entrega de invitaciones, información y otros recordatorios. En ocasiones, incluye convocatorias a  la prensa y medios de comunicación. 

• Ensayos y ejecución. Es el control absoluto del proceso, asegurando que los objetivos se ejecuten de acuerdo a lo planeado. Es precisamente el evento en marcha, por lo que se recomienda practicar previamente. 

Al finalizar el proceso es crucial medir, tanto los aspectos positivos como los negativos, para planificar y desarrollar el próximo. 

 

Elementos fundamentales del protocolo en eventos  

En cada etapa del protocolo en un evento es crucial consultar sobre todos los elementos involucrado:. 

• Fecha y hora. Establecer un horario adecuado y ser puntual desde el inicio hasta el final aporta seriedad y compromiso. 

• Ubicación. Los actos en ambientes libres cobran un sentido informal, mientras que los que se celebran en salones suelen tener mayor importancia. 

• Invitados. El público que asistirá al acto es determinante. Por ejemplo, los actos políticos suelen ser formales; por ello, su diseño y recepción debe tener ese enfoque. 

• Programación. Se requiere de un programa donde se ordenen todas las actividades, incluyendo las participaciones, el tiempo de las mismas y los recursos.  

• Recursos. Son todos los elementos para desarrollar el evento. Es indispensable planificar todos los recursos a utilizar, como atriles, tarima, material impreso, sistema de audio/video, entre otros. 

• Anfitrión. El encargado debe dar la bienvenida a los invitados, dirigir el acto y las actividades planificadas. Asimismo, debe despedir a los participantes cuando termine el evento. 

• Comida. Si el evento incluye comida, cena o aperitivos, deben valorarse los alimentos que se servirán, la ubicación de las personas y las mesas, entre otros detalles. 

De igual forma, se recomienda convocar a los invitados, al menos, con una hora de anticipación. En este tiempo, se les da la bienvenida, se les informa el lugar que ocupan en el acto y se proporciona material, si es necesario. 

 

Tendencias actuales en protocolo para eventos 

Las innovaciones en los eventos incluyen la realidad aumentada y la inteligencia artificial, llevando la experiencia a un nivel multisensorial. Como ves, los eventos no solo se planean, sino que se diseñan a través de la creatividad y la tecnología. 

 

No te olvides de cumplir con los protocolos en tu evento 

Si estás organizando el protocolo de tu próximo evento y buscas mobiliario a la vanguardia, Openclick puede ayudarte.  

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